Nach jeder Preisanpassung kommt die Welle.
Ein Brief geht raus, und Tage später steht Ihr Kundenservice still. Wir betreuen Strom- und Gaskunden seit über 25 Jahren, von der Tarifberatung bis zur Ratenvereinbarung. Mit dem Wording, das die Regulatorik verlangt, und der Entscheidungskompetenz, die Vorgänge wirklich abschließt.
+25
Jahre Energie-Erfahrung
Strom & Gas
Neu- und Bestandskunden
Voicerecording
nach Wording-Vorgabe
100%
Made In Germany
Erfahrung aus Projekten unter anderem mit
e.on
Vattenfall
Stadtwerke
Solartechnik
Regionalversorger
Entsorgungsbetriebe
Energieservice ist kein Standardgeschäft.
Er ist reguliert, emotional und wellenförmig.
Wer Kundenservice bei einem Versorger verantwortet, kennt diese Punkte. Sie sind der Grund, warum ein generisches Callcenter hier scheitert, und warum es Partner mit echter Branchenerfahrung braucht.
Ein Schreiben löst Wochen an Volumen aus
Falsches Wording ist teuer
Auftragsfixierung, Widerrufsbelehrung und Sonderkündigungsrecht sind rechtlich normiert. Eine Abweichung im Gespräch gefährdet nicht nur den einzelnen Vertrag, sondern schafft Angriffsfläche bei Verbraucherschützern und Regulierung.
Mahnung und Sperrung sind Ausnahmesituationen
Wer wegen einer Sperrandrohung anruft, ist in Sorge. Diese Gespräche entscheiden über Eskalation oder Lösung. Sie verlangen Empathie und gleichzeitig die Kompetenz, sofort eine Ratenvereinbarung zu treffen.
Ein Anruf, mehrere Anliegen
Abschlag, Zählerstand, Rechnungsfrage und Bankverbindung kommen im selben Gespräch. Wer nur einen Teil bearbeiten darf, produziert Wiederholungskontakte und Frust auf beiden Seiten.
Abrechnungen erklären sich nicht selbst
Turnus-, Korrektur- und Schlussrechnung, Abschlagslogik und Preisbestandteile sind für Kunden schwer nachvollziehbar. Ohne echtes Fachwissen wird aus einer Rückfrage schnell eine Beschwerde.
Wechselbereitschaft ist einen Klick entfernt
Energie ist ein austauschbares Produkt. Der Service ist oft der einzige spürbare Unterschied. Ein schlechtes Gespräch bei der Preisanpassung ist der häufigste Auslöser für den Anbieterwechsel.
Wir nehmen nicht nur an.
Wir entscheiden und schließen ab.
Der Unterschied zwischen einem Telefonservice und einem echten Servicepartner liegt in der Entscheidungskompetenz. Unsere Teams arbeiten direkt in Ihren Systemen und bringen Vorgänge zu Ende, statt sie weiterzureichen.
Eigenständig genehmigen
Ratenvereinbarungen werden im definierten Rahmen direkt im Gespräch getroffen und genehmigt. Erst darüber hinaus geht der Vorgang zur Freigabe weiter.
Direkt im System korrigieren
Abschläge neu berechnen, Mahnungen stornieren, Stammdaten und Zahlungsarten ändern. Was im Gespräch entschieden wird, ist danach auch im System hinterlegt.
Rechtssicher abschließen
Auftragsfixierung inklusive Voicerecording nach vollständiger Wording-Vorgabe. Jeder Abschluss ist dokumentiert und nachvollziehbar.
Unberechtigte Mahnkosten stornieren, auch bei bereits erfolgtem Zahlungseingang
SEPA aktivieren oder herausnehmen, Bankverbindungen hinterlegen, Formulare versenden
Kontoauszüge und Pro-forma-Rechnungen erstellen und versenden
Abschläge anhand des Zählerstands neu berechnen und eintragen
Beschwerden strukturiert erfassen und ins System einsteuern
Dokumentenversand vorbereiten und Postrückläufer zuordnen
Ergebnisse aus konkreten Kundenprojekten. Welche Hebel bei Ihnen realistisch sind, klären wir im Potenzialgespräch.
Was wir für Energieversorger konkret übernehmen
Inbound, Outbound und Schriftgutbearbeitung über den gesamten Kundenlebenszyklus. Als Full-Service-Partner, als Überlauf für Wellen oder als Benchmarkpartner zu Ihren bestehenden Einheiten.
Interessentenerfassung
Vollständige Aufnahme inklusive Zähler, Verbrauchsstelle und Kundennummer beim Altversorger, sauber für die Weiterverarbeitung.
Tarifberatung und Verfügbarkeit
Beratung zum passenden Tarif inklusive Prüfung der Belieferbarkeit an der jeweiligen Verbrauchsstelle.
Auftragsfixierung mit Voicerecording
Rechtssicherer Abschluss nach vollständiger Wording-Vorgabe, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Übergabe an den Neuversorger
Strukturierte Weiterleitung der abgeschlossenen Vorgänge, damit im Anschluss keine Nacharbeit entsteht.
Outbound und Vertriebsunterstützung
Aktive Ansprache für Vermarktungsaktionen sowie Vertriebsterminierung im B2B-Energiegeschäft.
Vertragsverlängerung und Rückgewinnung
Ansprache im richtigen Zeitfenster vor Vertragsende sowie Rückgewinnung nach Kündigung.
Kartenmanagement
Beratung bei Verlust oder Beschädigung der Flottenkarte, Zusatzkarten, Prüfung von Kunden- und Kartensperrungen.
Limiterhöhungen
Monatslimiterhöhungen für Flottenkunden im definierten Rahmen, darüber hinaus geregelte Weiterleitung ins Backoffice.
Großkundenfreigaben
Direkter Kontakt mit dem Großkunden, Prüfung und Anpassung von Aufträgen sowie Eintragung der nötigen Freigaben.
Filialunterstützung
Beantwortung aller Filialanfragen zu Flottenthemen, Unterstützung bei Aufträgen und Kunden, Anlage von Kennzeichen im System.
Neukundenberatung Flotte
Beratung interessierter Firmen inklusive Hilfe beim Ausfüllen der Cardanträge und Einordnung nach Klein- oder Großflotte.
Radwechsel und UVV
Terminvereinbarung für Radwechsel und UVV-Prüfungen mit vollständiger Auftragsanlage und Datenerfassung.
Saisonale Serviceansprache
Aktive Ansprache zu TÜV, ASU, Sommer- und Wintercheck sowie Reifenwechsel, inklusive der passenden Angebote.
Garantieverlängerungen
Systematische aktive Ansprache zur Garantieverlängerung im richtigen Zeitfenster vor Ablauf.
Leasing und Finanzierung
Aktive Angebote und Leadgenerierung bei Leasing- und Finanzierungskunden im Anschlussfenster.
Reaktivierung inaktiver Flotten
Gezielte Wiederansprache von Flottenkunden, die länger nicht gekauft haben, mit passenden Anreizen.
Neukundengewinnung Flotte
Systematische Ansprache potenzieller Flottenkunden ab relevanter Fuhrparkgröße.
Frühzeitige Saisonterminierung
Rechtzeitiger Anruf vor der Reifenwechselsaison, um Termine zu glätten statt Spitzen entstehen zu lassen.
Ihre Wellen sind vorhersehbar. Ihre Kapazität ist es nicht.
Anders als in vielen Branchen sind die Auslöser im Energiegeschäft bekannt. Das Problem ist nicht die Überraschung, sondern die Höhe und die Dauer. Eine Preisanpassung wirkt über Wochen, nicht über Tage, und trifft Telefon und Schriftgut gleichzeitig.
Wir fangen diese Wellen ab, ohne dass Sie ganzjährig Reserven vorhalten. Und wir planen sie mit Vorlauf statt sie zu verwalten.
- Kapazität planbar hochfahren, abgestimmt auf Ihren Versandtermin
- Telefon und Schriftgut gemeinsam abdecken, nicht nur den lauteren Kanal
- Auch kurzfristig aktivierbar bei Marktereignissen und Ersatzversorgung
Im Energieservice ist das richtige Wort keine Stilfrage. Es ist eine Rechtsfrage.
Kaum eine Branche stellt so klare Anforderungen an die Gesprächsführung. Wir arbeiten mit vollständiger Wording-Vorgabe und dokumentieren jeden Abschluss, sodass Ihre Prozesse auch einer Prüfung standhalten.
Voicerecording nach vollständiger Wording-Vorgabe.
Jeder Abschluss ist dokumentiert und nachvollziehbar.
Widerruf und Sonderkündigungsrecht
werden korrekt und vollständig kommuniziert, nicht nach Gefühl.
Laufende Qualitätsmessung über den QualityManager
unserer Schwesterfirma opti-serv, inklusive Gesprächsbewertung und Kalibrierung.
Volle DSGVO-Konformität
an deutschen Standorten. Verbrauchs- und Zahlungsdaten verlassen Deutschland nicht.
Fachwissen, das man nicht in zwei Wochen anlernt
Abrechnungslogik, Mahnwesen und Regulatorik sind komplex. Genau deshalb entscheidet die Einarbeitungstiefe darüber, ob Ihr Kundenservice Vorgänge löst oder nur verwaltet.
01
100% Menschlichkeit
Gerade bei Mahnung und Sperrandrohung entscheidet Empathie über Eskalation oder Lösung. Ihre Kunden sprechen bei uns mit Menschen, die zuhören und im entscheidenden Moment das Richtige sagen.
02
Benchmarkpartner statt Blackbox
Wir arbeiten auch parallel zu internen Abteilungen und bestehenden Dienstleistern. Sie sehen dadurch belastbar, welche Erstlösungsquote in Ihrem Bestand tatsächlich erreichbar ist.
03
Beratung, die im Betrieb schon drinsteckt
Was andere teuer als Beratung verkaufen, fließt bei uns direkt in den täglichen Betrieb ein. Die Erfahrung aus über 680 Projekten unserer Schwesterfirma opti-serv arbeitet für Sie mit, vom ersten Tag an.
Was Entscheider im Automotive-Umfeld vorher wissen wollen
Dürfen Ihre Mitarbeitenden wirklich eigenständig entscheiden?
Ja, im Rahmen der mit Ihnen definierten Kompetenzgrenzen. Ratenvereinbarungen werden bis zu einem vereinbarten Betrag direkt im Gespräch getroffen und genehmigt, darüber hinaus geht der Vorgang geregelt zur Freigabe weiter. Ebenso können unberechtigte Mahnkosten storniert und Abschläge neu berechnet werden. Diese Kompetenzgrenzen legen wir gemeinsam fest und passen sie an Ihre internen Vorgaben an.
Wie stellen Sie sicher, dass regulatorische Vorgaben eingehalten werden?
Auftragsfixierungen erfolgen mit Voicerecording nach vollständiger Wording-Vorgabe, also nicht nach Gesprächsleitfaden im Sinne einer Empfehlung, sondern nach verbindlichem Wortlaut. Widerruf und Sonderkündigungsrecht sind fester Bestandteil der Schulung. Die Einhaltung wird laufend über den QualityManager unserer Schwesterfirma opti-serv gemessen und kalibriert, sodass Abweichungen sichtbar werden, bevor sie zum Problem werden.
Wie schnell können Sie bei einer Preisanpassung hochfahren?
Weil die Auslöser im Energiegeschäft bekannt sind, planen wir gemeinsam mit Vorlauf. Sie teilen uns den Versandtermin mit, wir bereiten Teams, Argumentationslinien und Kapazität vor. Entscheidend ist der Vorlauf, nicht die Geschwindigkeit im Moment der Welle. Wer erst reagiert, wenn das Telefon klingelt, hat die ersten Tage bereits verloren.
Können Ihre Teams in unseren Abrechnungssystemen arbeiten?
Ja. Unsere Teams arbeiten direkt in den Systemen unserer Auftraggeber, von der Stammdatenänderung über die Abschlagsberechnung bis zur Ratenvereinbarung. Genau darin liegt der Unterschied zu einem reinen Telefonservice, der Anliegen nur aufnimmt und damit Ihre internen Abteilungen doppelt belastet.
Wie gehen Sie mit Kunden in Zahlungsschwierigkeiten um?
Mit Respekt und mit Handlungsspielraum. Wer wegen einer Sperrandrohung anruft, ist in einer belastenden Situation. Unsere Teams sind darauf trainiert, zunächst zuzuhören und dann eine tragfähige Lösung anzubieten, meist eine Ratenvereinbarung. Das ist nicht nur menschlich richtig, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll, weil ein gehaltener Kunde mehr wert ist als eine durchgesetzte Sperrung.
Übernehmen Sie auch Schriftgut und E-Mail, oder nur Telefonie?
Beides. Neben der Telefonie bearbeiten wir E-Mail und Schriftgut, bereiten den Dokumentenversand vor, ordnen Postrückläufer zu und versenden bereits erstellte Rechnungen oder Formulare erneut. Gerade nach Massenschreiben ist der schriftliche Kanal oft stärker belastet als das Telefon.
Von der Briefing-Session zum laufenden Betrieb
Kein langes Onboarding und keine Überraschungen. Drei Phasen, klare Verantwortlichkeiten und messbare Ergebnisse von Anfang an.
01
Analyse und Briefing
Wir verstehen Ihre Zielgruppe, Ihr Produkt und Ihre Vertriebsziele. Gemeinsam entwickeln wir Gesprächsleitfäden, Einwandstrategien und ein Kennzahlenmodell, abgestimmt auf Ihre Marke.
02
Ramp-up und Pilotbetrieb
Unser Team startet kontrolliert. Erste Gespräche werden ausgewertet, Leitfäden nachgeschärft und die Teamstruktur etabliert. Die tagesaktuelle Steuerung beginnt, mit Ihnen im Loop.
03
Betrieb und Optimierung
Laufendes Reporting, regelmäßige Kalibrierungen und Gesprächsanalysen über den QualityManager unserer Schwesterfirma opti-serv. Kontinuierliche Verbesserung sichert dauerhaft die Leistung.
30 Minuten, die den Kurs Ihres Kundenservice verändern können.
Klaus Graf nimmt sich persönlich Zeit für Ihre Anforderungen. Kein Vertriebsassistent oder Formular-Ping-Pong, sondern ein direktes Gespräch auf Augenhöhe.
- Ehrliche Einschätzung Ihres aktuellen Reifegrads und das ohne Sales-Pitch
- Konkrete Hebel für Ihr Cost-per-Resolution-Verhältnis
- Sofortiger Zugang zu 24 Jahren Praxiserfahrung
- Persönlich, unverbindlich, vertraulich
Klaus Graf
Geschäftsführender Gesellschafter
Kein Blindflug. Kein Verkaufsgespräch. Ein echter Vergleich mit dem Marktstandard.
Aus über 680 Beratungsprojekten unserer Schwesterfirma opti-serv kennen wir die tatsächlichen Kennzahlen des Marktes, quer durch alle Kernbranchen. Diese Datenbank ist die Grundlage für einen strukturierten Vergleich mit Ihrem Kundenservice. In drei klar definierten Schritten, von denen die ersten beiden vollständig kostenfrei sind.
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Ihre Position im Marktvergleich, gemessen an Erstlösungsquote, Kosten pro Lösung und Kundenbindung
- Drei konkrete Optimierungshebel, priorisiert nach Wirkung und Umsetzungsaufwand
- Eine Reifegrad-Einordnung mit klarem Pfad zum nächsten Level
01
Kennenlernen
Sie beschreiben Ihre Situation. Wir zeigen Ihnen anhand anonymisierter Benchmarks aus vergleichbaren Projekten, wo Ihre Branche typischerweise steht.
- Ehrliche Einschätzung statt Sales-Pitch
- Praktische Hands on Lösungen
- Direkt mit der Geschäftsführung
02
Benchmark-Analyse
- Schriftlicher Benchmark-Report
- Drei priorisierte Optimierungshebel
- Persönliche Ergebnispräsentation
03
Umsetzung
- Operatives Outsourcing durch QC
- Hybride Modelle möglich
- Beratungsmandat durch opti-serv (auf Wunsch)
Unser Expertenteam
Kundenservice als messbarer Wachstumshebel
Wir liefern Begeisterung, keine bloße Erreichbarkeit.
90%
der Konsumenten sagen, Kundenservice ist entscheidend für ihre Markenwahl
58%
der Deutschen haben wegen schlechtem Service bereits die Marke gewechselt
43%
erwarten mehr persönliche Kontaktoptionen –> ein klarer Differenzierungsvorteil
Quelle: Microsoft Global State of Customer Service 2020
Bewertungen kann man löschen. Nachhaltige Kundenbeziehungen sind unbezahlbar.